MA2 week #1: samen werken

Er is veel geschreven over samen werken en werken in teams. En dat is begrijpelijk, want wat wij doen in ons leven en in ons werk, doen we vaak in groepen. Studenten werken vaak in teams aan opdrachten en veel sporten doen we in clubs en teams. En wat dacht je van de teams die werken op de intensive care van een ziekenhuis. Je hoopt dat die teams super goed functionerende clubs zijn. Tijdens de coronapandemie hebben we kunnen ervaren hoe belangrijk dat is.

Onderzoekers hebben het proces van groepsvorming en teambuilding in schema’s proberen te vatten. Een beroemd schema is de Team Development Cycle van Bruce Tuckman. Tuckman heeft in 1965 het groepsproces, in het bijgaande schema, verdeeld in vier belangrijke fasen: forming, storming, norming en performing. Kort gezegd gaat die cyclus eerst over het samenstellen van een team, dan over de “strijd” die mensen met elkaar voeren, dan over het ontwikkelen van de normen die binnen de groep gaan gelden, en pas daarna wordt, volgens Tuckman, een team een goed (performing) team.

Wat opmerkelijk aan het schema is, is dat de impact dat een team kan maken niet altijd toeneemt. Want in het begin loopt de curve immers naar beneden en later weer omhoog. Er moet tussen mensen lijkt het wel iets gebeuren om samen resultaten te boeken. Ook al zijn het allemaal professionals.

Vreemd?

Ik lees dat als volgt. Je kan een team samenstelen uit super goede sporters, professionals of experts maar omdat iedereen nog acteert als een individu werken deze mensen nog niet samen als een team en zal de prestatie niet hoog kunnen zijn. De kans om te winnen zal klein zijn. Ik denk dat dit fenomeen een relatie heeft met vertrouwen en elkaar leren kennen.

Het andere fenomeen dat te zien is, is effectiviteit. Uitgezet tegen de horizontale as.

Ook dit is volgens Tuckman geen lineair proces. Effectiviteit staat bijna stil tijdens de fasen van gezamenlijke normen ontwikkelen. Als die normen door iedereen geaccepteerd worden, zo lijkt het, kan de groep een echt team worden.

Laten we voetballen als en voorbeeld nemen. Bij voetballen is het vaak beter een pass te geven aan een medespeler die vrij voor het doel inkomt, dan zelf voor het doelpunt te gaan en te missen omdat de hoek richting het doel te scherp is. Dan moet je er natuurlijk wel op kunnen vertrouwen dat je teamlid ook kan scoren. Daartoe moeten deze voetballers elkaar goed kennen zodat de een van de andere weet dat overspelen de kans op scoren vergroot.

Maar dit kan ook met normen te maken hebben. In een team kan bijvoorbeeld het snel de bal overspelen en gaten creëren in de verdediging een norm zijn waarmee kansen worden gecreëerd.

Kan je ervoor zorgen dat een team snel door de eerste fasen van de cyclus heen komt, zodat je snel excellent samen kan presteren en je allemaal lekker soepel samen kan werken? Dat lijkt voor de MA2 cursus belangrijk want de cursus duurt maar zeven weken.

Ian Gardner, een Engels projectmanager schrijft dat “The strongest partnerships or teams are often formed by team members having clear areas of expertise and clear roles” (Gardner 2015). Dat is hoopgevend voor onze cursus en de rede waarom we jullie vragen niet alleen een team van vier studenten te formeren en maar aan de gang te gaan, maar om samen te praten over de rollen en verantwoordelijkheden, de taakverdeling en de spelregels, vooraf.

Afspraken vooraf leggen we normaliter vast in een samenwerkingsovereenkomst of een contract. Dat vragen we de studenten ook: stel een overeenkomst op voor jullie samenwerking.

In die overeenkomst komen ook een aantal items te staan die te maken hebben met “norming”. Dat is volgens Tuckman nodig om de curve omhoog te krijgen. Dat zijn zeg maar de gedragsafspraken die jullie maken om op een goede manier met elkaar te werken en samen de opdrachten te kunnen maken. Een norm kan bijvoorbeeld zijn dat je samen naar de colleges gaat zodat iedereen dezelfde informatie heeft en er effectief aan de workshopopdracht kan worden gewerkt. Dat kan ook gelden voor de literatuur. Of over op tijd komen.

Elkaar beter te leren kennen kan je bevorderen door elkaar ook informeel te ontmoeten. Jullie kennen de bouwpub. Het is daarbij goed om ook uit te spreken wat je doel is. Wil je een hoog cijfer halen of is een zesje voldoende? En wil iedereen dat in de groep. Als je over en weer een totaal ander beeld hebt over het resultaat kan dat het vertrouwen fiks schaden en kan je niet als team functioneren.

Realiseer je dat jullie afspraken geen in beton gegoten contact is. Als jullie er gedurende de cursus achter komen dat de eerdere afspraken wellicht niet meer passen, dan breng je dat ter sprake en verander je eerder gestelde regels of roep je iemand tot de orde. Het doel is immers niet de regel maar een goede teamgeest.

Een laatste ding wil ik nog zeggen over teams en samen werken. In de praktijk en je toekomstige carrière heb je niet vaak te kiezen met wie je gaat samen werken. Overheden moeten aanbesteden en het is altijd een verassing wie er in je team komt als adviseur, aannemer of architect. Werken in teams betekent dat je in een nieuw team altijd je plaats weer moet vinden. Dat je soms over je schaduw heen moet stappen, dat je niet altijd je gelijk kunt krijgen, dat je een professionele houding aanneemt, dat je de positie van de opdrachtgever en je teamleden respecteert. En dat je in staat bent de ander met respect tegemoet te treden. Maar ook dat, als dat nodig is, je een probleem bespreekbaar maakt om conflicten te voorkomen. En dat speel je dan – om het in team jargon te zeggen – niet op de man maar op de zaak.