MA2 Week #5 Organisatie

Dit is een lange post en daarom onderdeel van de literatuur van week vijf. Ik behandel een aantal aspecten rondom het organiseren van bouwprojecten: contracten, organisatievormen, stakeholders en opdrachtgevers.

Het organiseren van alle mensen en partijen die betrokken zijn bij een bouwproject is altijd een hele klus. Het is soms de taak van het architectenbureau maar bij grote projecten is dit een taak op zich, de management taak. We kunnen de mensen die betrokken zijn bij een project in groepen in delen.

Eerst de mensen met een contract. En dan doel ik op de mensen die een bijdrage leveren aan het ontwerp en/of de bouw zoals een architect, een aannemer of een adviseur. In ruil voor geld voeren zij werk uit. We noemen deze partijen de interne stakeholders en ze zijn meestal door hun contract verbonden aan het project en de opdrachtgever. In hun contract staat wat ze moeten doen en waarvoor ze verantwoordelijk zijn. Er zal ook instaan dat ze samen moeten werken voor het beste resultaat. Wellicht niet met deze bewoording maar toch. Op zijn minst mag je dat als opdrachtgever verwachten.

De architect, de constructeur, de kostendeskundige, de ingenieurs, de energiespecialist, een deskundige met expertise over circulair bouwen en de landschapsarchitect moeten samenwerken tijdens het proces om hun ontwerpen op elkaar af te stemmen en binnen het budget te ontwerpen. We noemen dit integraal ontwerpen en het afstemmen van diverse (technische) disciplines kan een enorme klus zijn. Denk maar eens aan een theater met alle techniek of een ziekenhuis dat helemaal vol zit met dure en specifieke apparatuur. Dat zijn super ingewikkelde gebouwen en bijna op te vatten als een technische machine met een bouwkundige “huid”.

Maar hoe zorg je ervoor dat het samenwerken echt gaat gebeuren?

Het contact is daarvoor vaak niet genoeg. Vertrouwen in elkaars expertise, professionaliteit, ethische houding, wederzijds respect, teamgevoel zijn belangrijkere aspecten dan een zinnetje in het contract. In de eerste week van deze cursus hebben jullie in de samenwerkingsovereenkomst de spelregels voor jullie team opgesteld en hebben jullie inzicht gekregen in de vele partijen die betrokken kunnen zijn bij het ontwerp en de uitvoering.

En hoe werkt dat in de praktijk?

Er worden vergaderingen belegd, er worden discussie sessies gevoerd, ontwerpsessies over techniek of architectuur en over materiaalgebruik. Of er wordt overlegd met de stedenbouwkundige van de gemeente of met de welstand. Er wordt vergaderd met de opdrachtgever over de kosten, de voortgang, knelpunten en afwijkingen ten opzichte van het programma van eisen. In vergaderingen moeten besluiten worden genomen, betalingen geaccordeerd, over meerwerk gediscussieerd en er wordt onderhandeld over bezuinigingen, over ontwerpvarianten en oplossingen. Een architect is vaak meer aan het praten en aan het overleggen dan aan het schetsen en tekenen, zo werd ook door Robin Jongejan van Bureau Bast uitgelegd in het college van week 1.

Gaat dit samenwerken altijd goed?

Vaak wel. Maar evenzo vaak gaan dingen mis, ontstaan er misverstanden, hebben mensen een andere visie of mening of willen mensen hun zin doordrukken, leveren mensen hun bijdrage te laat, etc. Wie is daar eigenlijk verantwoordelijk voor? Uiteindelijk de opdrachtgever. Die betaalt tenslotte de rekening voor de geleverde prestaties. De opdrachtgever moet uiteindelijk jouw ontwerp goedkeuren. Stel dat jouw ontwerp, tijdens controle, niet blijkt te voldoen aan het programma van eisen, de bouwregelgeving, of de welstandskaders dan zou dat het project kunnen frustreren of vertragen. Het zou goed kunnen zijn dat de opdrachtgever een termijn van je honorarium niet betaalt tot dat de boel wel in orde is en naar tevredenheid ontworpen. Niet betalen is een krachtig middel om mensen te dwingen hun werk (goed) te doen. Maar liever laten we het niet zo ver komen want het schaadt het vertrouwen. Wellicht werkt een betaling op dezelfde wijze als een goed cijfer of onvoldoende tijdens je studie, een onvoldoende is een krachtig middel op duidelijk te maken dat je beter dient te studeren, of harder zal moeten werken.

Andere stakeholders.

Er zijn ook mensen en partijen die niet contractueel verbonden zijn aan een project. Mensen zonder contract kan je niet op bovengenoemde wijze dwingen. Het zijn externe stakeholders. Er zijn voor de communicatie met externen totaal andere kwaliteiten nodig om mensen mee te krijgen of om mee samen te werken. Bijvoorbeeld de ambtenaar van de gemeente die de vergunning moet verlenen. Die kan je niet dwingen, althans in Nederland niet. Wij zijn het niet gewend mensen om te kopen met bijvoorbeeld steekpenningen. Omkoping is zelfs strafbaar. De ambtenaar heeft een wettelijke termijn waarin hij zal reageren op het voorgestelde plan. Het plan moet, zoals we in de juridische week hebben geleerd, moeten voldoen aan de regels van de wet waaronder welstand, bestemming en het bouwbesluit. Als het ontwerp niet overeenkomstig is, wordt de omgevingsvergunning niet verleend. Of denk eens aan de toekomstige bewoners van Haverkamp met wie je, als architect in overleg gaat om hun wensen en verlangens te begrijpen en om samen de indeling van hun appartement mee te ontwerpen.

Dus om een project goed te kunnen organiseren hebben we aan de ene kant contracten nodig, controle en vertrouwen en aan de ander kant effectieve vormen van samenwerken en de juiste communicatie.

Paul Chan vertelt in zijn college meer over stakeholders en de gebruiker en het belang daar rekening mee te houden. Hieronder ga ik verder in op de verschillende contracten. Zie het onderstaande als een aanvulling op literatuur die we op Brightspace hebben geplaatst.

Verschillende manieren van organiseren.

Deze week maken jullie kennis met verschillende manieren, om een project te organiseren. De eerste manier noemen we de traditionele methode ook wel design-bid-build genoemd, en de tweede manier is het geïntegreerde methode (D&B; design and build). Van beide manieren bestaan er ook varianten. De laatste jaren is er, zoals te lezen is “De zaak van de smeltende dinosaurus”, de rede van professor Monica Chao Duivis, hernieuwde belangstelling voor het bouwteam. Eigenlijk een variant van de traditionele methode. We onderscheiden daarom in onze MA2 cursus deze drie vormen.

Traditioneel.

De traditionele wijze heeft als belangrijkste kenmerk dat het proces van ontwerpen door een ontwerpteam wordt uitgevoerd zonder dat de aannemer lid is van het ontwerpteam. Het ontwerpteam maakt ontwerpen en daarna het bestek en de tekeningen die daarbij horen. Het ontwerpteam zorgt er ook voor dat er een omgevingsvergunning wordt aangevraagd en dat het ontwerp klopt zodat ook een vergunning door de gemeente zal worden afgegeven. Een van de doelen van het bestek is, dat daarmee de aanbesteding van de aannemer kan worden georganiseerd. Alles staat idealiter in het bestek en de aannemer is in staat een prijs uit te rekenen om een aanbieding aan de opdrachtgever te doen. Als de aannemer in competitie met andere aannemers een prijs levert noemen we dat een aanbesteding in competitie. Ook hier geldt dat de beste wint en de klus opgedragen krijgt. Als het contract met de aannemer is getekend kan deze aan de slag. Er ontstaat eigenlijk een tweede fase, of een derde als je de BID procedure ook een fase noemt. We zeggen ook wel dat de traditionele vorm een vorm is in meerdere stappen: eerst de ontwerp stap, dan de aanbesteding en daarna de uitvoeringsstap. De eerste stap zonder een aannemer in het team en de volgende stappen met. Er kleven voordelen aan deze wijze van organiseren en er zijn nadelen.

Een groot voordeel is dat de aannemer een prijs moet opgeven op een uitgewerkt plan en dat dit in competitie een scherpe prijs kan zijn. Een ander groot voordeel is dat een opdrachtgever samen met zijn architect en team allerlei zaken uit kan zoeken en puzzelen tot de beste oplossing ontstaat. Hierdoor is het wellicht niet noodzakelijk dat het programma van eisen spic en span is en er ruimte bestaat op basis van ontwerp-varianten keuzes te maken zonder dat daarover contractueel ook met de aannemer moet worden onderhandeld.

Maar er kleven ook nadelen aan deze vorm van organiseren. De opdrachtgever of de architect kan het idee hebben dat alles altijd maar aangepast en veranderd kan worden. Dat zou het proces kunnen vertragen en de kosten kunnen doen stijgen. En dat is meestal niet mogelijk binnen een afgesproken budget of het moment dat er opgeleverd zou worden.  Het zo goed mogelijk opschrijven van de wensen in het programma van eisen is altijd een goed idee.  Een ander nadeel dat wel eens wordt genoemd is dat de expertise van de aannemer pas laat in het proces beschikbaar komt. Daarvoor heeft met de bouwteam vorm ontwikkeld.

Bouwteam.

Het kan zijn dat een ontwerp bouwtechnisch, logistiek of economische speciaal is en dat het gewenst is de kennis van een aannemer in het ontwerp te betrekken. Is wat wordt ontworpen wel uit te voeren en maakbaar? Moeten er vroegtijdig afspraken gemaakt worden over het leveren van producten en of materialen of andere uitvoerings-specialisten? Als in het proces van ontwerpen de aannemer wordt betrokken noemen we dat een bouwteam. Normaliter ontwerpt de aannemer mee en geeft de aannemer adviezen over de maakbaarheid van het ontwerp en pas een definitieve prijs voor het werk als het bestek gereed is. Is de prijs die de aannemer dan afgeeft goed dan wordt een contract getekend en kan de uitvoering starten. Is de prijs volgens de opdrachtgever te hoog en komen de opdrachtgever en de aannemer er financieel niet uit dan kan de opdrachtgever besluiten alsnog aan te besteden om een andere aannemer te zoeken.

Nadeel van deze vorm is dat je wellicht geen scherpe prijs krijgt. Want de aannemer weet dat hij betrokken is en niet in concurentie een aanbieding hoeft te doen. Dit kan worden  ondervangen door de inhuur van een kostendeskundige die met de aannemer onderhandelt over een goede en faire prijs. Een andere klacht die we horen is dat de aannemer in bouwteam helemaal geen actieve rol speelt en achterover leunt tot hij/zij de prijs kan gaan uitrekenen. 

De geïntegreerde vormen.

De laatste vorm die we hier behandelen is de zogenaamde geïntegreerde contractvorm. Let op, dit is wat anders dan een geïntegreerd ontwerp. Deze contractvorm wordt gebruikt als een opdrachtgever ontwerp en uitvoering als een pakket aan een partij wil gunnen. Vaak is dat een consortium, een ontwikkelende aannemer of projectontwikkelaar. (Een consortium is een groep bedrijven die samen een aanbieding doen. Een consortium kan ook een juridische vorm hebben). Een opdrachtgever kan deze vorm wensen om de risico’s en onzekerheden die optreden bij bouwprojecten bij andere partijen te leggen en om in een vroeg stadium prijsafspraken te kunnen maken. Van deze vorm zijn er een aantal varianten die aangeduid worden door het acroniem DBFMO. Dit staat voor Design, Build, Finance, Maintain and Operate. Bij een D&B manier tekenen de opdrachtgever en het consortium een contract om ontwerp en uitvoering door een opdrachtnemer te laten maken. De opdrachtnemer, het consortium, heeft bijvoorbeeld een architect in het team of huurt die in. Ook de andere disciplines en de aannemer worden door de opdrachtnemer georganiseerd. Vaak wordt in afgesproken termijnen betaald en als het gebouw klaar is wordt het overgedragen aan de opdrachtgever. Als de opdrachtgever pas wil betalen bij oplevering moet de aannemer alle kosten voorfinancieren en dan spreken we van een DBF-contract. Wil de opdrachtgever nog meer uitbesteden dan kan dat door het onderhoud na de oplevering ook op te dragen aan het consortium. Bijvoorbeeld voor een periode van 10 jaar of meer. En als tenslotte een deel van de bedrijfsvoering uitbesteed wordt spreken we van DBFMO-contract. Denk voor dat laatste aan de schoonmaak, de catering en of de bewaking. Of aan een tolweg zoals we die bijvoorbeeld in Frankrijk zien.

Aan deze laatste vorm kleven ook nadelen voor een opdrachtgever.  De opdrachtgever moet heel goed weten wat ze wil en alles eenduidig kunnen verwoorden in het programma van eisen. Als het project eenmaal is aanbesteed en de prijs is afgesproken kan het heel kostbaar zijn als de opdrachtgever zaken aan wil passen.

Twee soorten opdrachtgevers.

Alvorens we starten met de opdracht van vrijdag is het belangrijk te beseffen dat er een onderscheid is tussen opdrachtgevers. Opdrachtgevers in de vrije markt en publieke opdrachtgevers. Publieke opdrachtgevers, zoals een gemeente, de staat, de provincie, scholen en nutsbedrijven moeten inkopen volgens (Europese) aanbestedingsregels. Die regels gaan over competitie, gelijke behandeling, proportionaliteit en transparantie. Zo krijgen bedrijven een gelijke kans op de omvangrijke markt voor overheidsopdrachten en de overheid daagt inschrijvende bedrijven uit om, in competitie met elkaar, met (ontwerp)oplossingen te komen voor een prijs die past bij de ambitie van de opdrachtgever. Een politicus of een ambtenaar van de gemeente kan niet zomaar een vriend of vriendin bellen en hem of haar een opdracht gunnen. Dat kan in de vrije markt wel. In de vrije markt kan b.v. een projectontwikkelaar of een particulier opdrachten gunnen aan mensen en bedrijven die hij/zij goed kent, met wie ze in het verleden prettig hebben samengewerkt en in wie men vertrouwen heeft. Overheden moeten werken met de partijen die reageren op een aanbesteding en die de beste aanbieding doen. De beste aanbieder wint.