MA2 week #1 Planning

Een van de thema’s van de BK4MA2 cursus is planningen maken en taken verdelen. Daar gaan we in week een aan werken. De opdracht gaat over een “Work Breakdown” opzetten en planningsvraagstukken. Ter voorbereiding van deze workshop heb ik oudere post herschreven en aangepast aan deze corona editie.

Niets is zo onzeker als de toekomst. Niemand had anderhalf jaar gelden kunnen bedenken dat we met de hele wereld getroffen zouden worden door corona, dat we van de ene naar de andere besmettingsgolf gaan en we van de ene naar de andere Lock Down strompelen. Mensen zijn tot veel in staat maar als er één ding is dat wij niet kunnen is het voorspellen van de toekomst. Ik las eens, dat van de miljoen afgestudeerde Europese economen er niet één het scenario van de economische crisis van 2008 goed heeft voorspeld. We kunnen gissen maar de toekomst is onvoorspelbaar. Niemand weet waar deze corona crisis ons brengt de komende tijd en wat de impact zal zijn op onze maatschappij en de economie.

Toch maken we altijd weer plannen, zoals we ook gaan doen in onze cursus. Waarom? We doen het om toch een beetje grip te krijgen op de werkelijkheid van de toekomst.

Van begin 2012 tot mei 2014 was ik manager van een lastige en ingewikkelde klus: de renovatie van het Vondelparkpaviljoen in Amsterdam. Die klus had twee opdrachtgevers: de AVRO en de gemeente Amsterdam. Bij de start van mijn bemoeienis met het project heb ik door een collega (de planner, ja, ja, dat is een vak) een overall planning op laten stellen. Dat heeft hij gedaan op basis van een serie interviews met alle belangrijke stakeholders in ons project: de opdrachtgevers, de architect, de tuinontwerper, de ingenieurs, de constructeur, de kostendeskundige, de managers van andere projecten zoals de tuin, de technici van de AVRO verantwoordelijk voor de uitzendingen, de ICT mensen, de ambtenaar van de vergunningen, de eigenaar van het restaurant etc. Iedereen gaf aan de planner zijn belangrijkste activiteiten en producten door, we onderhandelden over doorlooptijden en we discussieerden over de onderlinge relaties. Op zoek naar manieren om gelijktijdig te werken, op zoek naar afhankelijkheden. Zo ontstond een voorlopige planning. Iedereen heeft op die planning nogmaals commentaar gegeven en het resultaat was een geïntegreerde planning van circa tien disciplines. Iedereen had geloof in deze planning en we zijn er mee aan de slag gegaan.

Is het gelopen zoals zorgvuldig gepland? Nee!

Opvallend van onze planning was de mate van onzekerheid. Ontwerpen is een zoektocht naar oplossingen en zekerheid. Ontwerpen wordt sterk beïnvloed door meningen, veranderende visies en of processen waarop je weinig of geen invloed hebt. Loopt het met de vergunningen zoals bedacht? Wat is de invloed van bezwaarmakers? Gaat het met de aanbesteding allemaal vlekkeloos? De opdrachtgevers kregen “onderweg” andere ideeën en kwamen terug op delen uit het programma van eisen, toen ze de eerste ontwerpen zagen. We hadden een juridische procedure die vertragend werkte, en….. ontwerpen is een iteratief proces wat je niet precies van te voren vast kan leggen. Tenslotte ……. er gaat altijd wel eens iets mis.

Toch hebben we het in hoofdlijn redelijk goed gedaan. Door samenwerking hebben we, aan de hand van bovengenoemde planning ons werk uit kunnen voeren. In hoofdlijn waren we in staat om de meeste mijlpalen in het project te halen. Iedereen blij. Maar terugkijkend moet ik eerlijkheidshalve zeggen dat vrijwel alles anders is verlopen dan “voorspeld”. Soms gingen acties sneller dan verwacht en soms langzamer en dat heeft iedereen geaccepteerd en begrepen.

Dat kwam volgens mij doordat we de plannen samen hebben gemaakt en afgestemd. Hierdoor hebben we inzicht gekregen in elkaars werk. We konden elkaar uitleggen hoeveel tijd we nodig hebben om bijvoorbeeld een ontwerp te maken, om dingen af te stemmen. We kregen inzicht in de eigen inspanningen en die van anderen en de relaties tussen onze disciplines. En belangrijk, we kregen begrip voor elkaars werk.

Wat ook heeft meegespeeld is dat we door samen te plannen ook begrepen dat we in hetzelfde schuitje zaten. We begrepen dat we afhankelijk waren van elkaar. In mijn planning gaat wel eens wat mis maar dat geldt ook voor alle teamleden. Door samen te plannen ontstond er – over en weer – begrip voor elkaars positie. We konden daarvoor soms flexibel zijn en gingen elkaar helpen de afgesproken mijlpalen toch te halen. Ik help jou vandaag en jij helpt mij morgen als dat nodig is. Die flexibele houding van betrokkenen was het gevolg van samen de plannen maken maar ook nodig om inzicht te krijgen in het bereiken van de gezamenlijke doelen. En juist daarom was samen plannen van grote betekenis in ons project.